Как назвать итоговое совещание

Как эффективно проводить рабочее совещание и совет директоров: переход от бесполезной болтологии к действиям и результатам. Пошаговый регламент


Специалистам —помочь своему руководителю проводить совещания более эффективно и результативно. Оглавление статьи Безобидная, на первый взгляд, тема совещаний мало кого оставляет равнодушным.

Стоит её затронуть и обеспечена бурная реакция! Как показывает моя практика, ситуация с совещаниями в компаниях тяготеет к одной из крайностей: Руководитель считает, что совещания — это пустая трата времени, ведь в сэкономленное время можно успеть сделать много работы. Поэтому совещания в компании не проводятся, даже когда это крайне необходимо.

Как следствие, исполнители сталкиваются с искажённой информацией, а многие проблемы стратегического характера, на стыке подразделений, или не попавшие в чью-либо зону ответственности, — попросту не решаются. Обратная ситуация, когда руководитель созывает совещания по каждому маломальскому вопросу, состав участников всегда максимален и избыточен, каждая встреча превращается в обсуждение всего и вся и длится по 3-4 часа.

Как сделать совещание эффективным инструментом управления

Посредством совещания можно решить следующие задачи: — выявить мнение персонала о планируемых и произошедших событиях; — обменяться информацией, необходимой в работе; — обсудить и проанализировать трудные ситуации и проблемы; — обменяться опытом, интересными наработками; — принять решения по комплексным вопросам; — скоординировать действия; распределить задачи с учетом мнения исполнителей; — провести мониторинг ситуации, проконтролировать выполнение поручений; — развить деловые качества участников (например, отработать навык презентации или ведения дискуссии); — повысить уровень мотивации (за счет включения персонала в процесс принятия решений; за счет возможности объяснить те или иные решения); — повысить сплоченность коллектива.

Конечно, многие из этих задач можно решить и в индивидуальном порядке, но в таком случае времени придется затратить в несколько раз больше.

А, к примеру, сплоченность коллектива в индивидуальном порядке вообще повысить невозможно.

Подведение итогов

В конце совещания раздайте листы с заданием, сказав: «Это ваше задание, которое необходимо выполнить до следующего совещания. Поскольку цвет бумаги с вашим заданием очень яркий, маловероятно, что вы его потеряете».

– ключевой момент совещания. Результат может быть незначительным, а силы – потраченными зря, если в конце собрания не указать на принятые решения. Люди должны быть уверены, что все вопросы решены, у всех есть задания, следовательно, совещание прошло успешно.

Поделитесь на страничке Из книги Делегирование полномочий автора Кинан Кейт После завершения работы полезно совместно с коллегой, особенно если он (она) новичок, проанализировать все этапы и подвести предварительные итоги.

При этом следует выполнить следующее:• сравнить результаты с критериями, которые были установлены ранее, Из книги Проведение собраний и совещаний автора Кинан Кейт В конце совещания разумно удостовериться в том, что все его участники согласны с принятым решением.

advocatus54.ru

или Согласовать Номенклатуру дел ООО «Весна». Реже в протоколах встречаются следующие разделы: ЗАСЛУШАЛИ – один из присутствующих зачитывает всем какой-то документ или часть документа. Например: ЗАСЛУШАЛИ Письмо Минфина от 22.07.2015 №4545-п ПРИВЕТСТВЕННОЕ СЛОВО – как правило, приветственная речь произносится председателем собрания на крупных конференциях и форумах.

Рекомендуем прочесть:  Постановление 831 от 26 декабря 2020

На обычных совещаниях обходятся без цветистых приветствий. ПРИГЛАШЕННЫЕ – это эксперты в какой-либо области, которых пригласили для того, чтобы они высказали свое компетентное мнение по вопросам совещания. В принятии решений приглашенные лица участия не принимают.

Текст протокола включает следующие части:

  1. основную.
  2. вводную;

Вводная часть Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Как проводить эффективные совещания

Поэтому многие участники воспринимают информацию неверно (не услышал, не понял, забыл) — нужные решения не принимаются (откладываются и повисают), а если и утверждаются — частенько не исполняются.

Так ведь? Обидно мне за этот чудесный формат работы. Вот почему в сегодняшней статье мы обсудим, чем он хорош, что делает групповое обсуждение незаменимым, научимся проводить его эффективно.

Для начала — зачем нам все это надо? Для чего собирать вместе множество занятых людей, отрывать их от работы? Качественное совещание позволяет задействовать ключевые механизмы, повышающие производительность труда: Принцип синергии. Эффект синергии давно известен психологам. Помните? — Эффективность целого выше суммарной эффективности отдельных его частей.

Или даже проще: одна голова хорошо, а две лучше.

И это правда. Именно вместе мы способны сгенерировать больше идей, найти множество решений проблемы и выбрать из этого разнообразия оптимальное.

Как организовать совещание и вести протокол

• Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

• Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания.

Поэтому за день-два до мероприятия следует: а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.); в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

Документирование подготовки и проведения совещаний, их история и классификация

Так, согласно Толковому словарю живого Великорусского языка Владимира Даля «совещаться с кем о чем — советоваться, обсуждать и решать, сговариваться, условливаться, выслушивать мнение о чем другого, соглашаться сообща, договариваться.

По важным делам правители совещаются с доверенными людьми, равно и выборными.

Совещанье- действие по глаголу советоваться.- собрание, сход, съезд, условная встреча для совета или переговоров о чем-либо. Совещатель-ница.- участник в совещании, в совете.

Совещательное место, присутствие, где у всякого члена совещательный голос и дела решаются по большинству голосов. Известно, что в начале 20в. в Российской империи совещаниям, как виду управленческой деятельности, уделялось большое внимание, на них возлагались большие надежды. Так, на протяжении 1905 года, в связи с обострением внутриполитической обстановки в государстве, правительством было создано несколько проектов Положения о выборах в Государственную Думу.

2155317.ru

Протокол оформляется на общем бланке.

Содержание протокола Заголовок, дата и номер протокола Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Внимание За целями: — учебные (цель совещания – передать участникам определенные знания, и тем самым повысить их квалификацию); — разъяснительные (руководитель пытается убедить участников совещания в необходимости, верности и своевременности его стратегии

Как правильно проводить совещания.

Конечно, совещания могут иметь не только одну цель.

Например: 21 — 24.07.2009. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Совещание персонала, например, часто служит как для обмена информацией, так и для решения мелких проблем.

Но независимо от того одна причина или несколько, есть причина, благодаря которой было созвано совещание. Во время совещания, направленного на решение проблемы , участники сначала определяют проблему, а затем вырабатывают ее решение.

В совещании устроенном для принятия решения группа выбирает решение, которое будет реализовано.

Для того чтобы успешно провести совещание, группа должна согласовать процесс принятие решения: будет ли решение единодушным, будет ли приниматься голосованием или ориентируясь на мнение отдельных людей? Так же существуют совещания для обмена мнениями, отчетов, обратной связи . Статус совещания важен для команды, так как она должна подготовиться к нему.

Вы можете созвать совещание , когда: вы нуждаетесь в информации или совете, который вам может предоставить группа;

Виды совещаний: протокол проведения, структура и содержание

Стоит отметить, что при участии в таком формате деловых коммуникаций происходит быстрая компании или предприятия. Можно выделить следующие задачи всех видов совещания:

    решение текущих проблем и вопросов; интеграция действий подразделений в соответствии со стратегической целью фирмы; оценка деятельности компании и ее отдельных структурных подразделений; поддержание и развитие политики компании.

Для того чтобы понять, в каком формате провести такое деловое мероприятие, необходимо определиться, какая из вышеперечисленных задач будет ему соответствовать, а уже после этого можно понять, к какой классификации оно будет относиться. Совещание, как вид делового общения, может иметь различную форму проведения, от чего зависит его тематика и перечень присутствующих должностных лиц.Следует выделить основную классификацию совещаний: Область принадлежности.

Совет 1: Как писать протокол совещания

Если вы ведете протокол на совещании, возьмите копии протоколов нескольких предыдущих совещаний. На совещании сразу же зафиксируйте вопросы, вынесенные на повестку дня.

2 Напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня, записывайте все мысли, высказанные в ходе совещания.

Это можно делать кратко, ведь протокол окончательно будет оформлен не в ходе совещания, а после него. Смысл этих записей заключается в том, что с ними вы не упустите ни одной важной высказанной мысли. Также записывайте имена тех, кто высказывается, чтобы помнить, кто что сказал и по какой теме.

Из высказываний записывайте лишь факты, а не личные мнения или предположения.

3 Само оформление протокола должно происходить сразу после совещания, чтобы не были забыты важные моменты или не были утеряны записи.

Протокол должен содержать краткое описание совещания в деловом стиле.

Комментарии 0