Как прошить документы в папку для архива

Как прошить документы в папку для архива

Оглавление:

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок


Термины и определения».

  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.
  • Видео — как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.

    Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ». Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

    1. документы необходимо скрепить в 3 дырки;
    2. расстояние между проколами не должно превышать 3 см;

    Отличный секретарь

    Лист обложки должен лежать лицевой стороной к нам.

    Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив.
    Картон нужно приклеивать лицевой стороной вниз. Это – будущий корешок. Полосу клея делаем неширокой, пары сантиметров вполне хватит. Кладем под пресс и даем как следует просохнуть Обратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки. А ведь на упаковке написано, что его формат А4… Будьте внимательны при покупке.
    Мне в этот раз не повезло, но может, так и лучше: получается более наглядно.

    Чтобы наш корешок огибал том красиво и ровно, намечаем по линейке ручкой три линии сгиба: первые две спустя 2 и 4 см от левого края (обязательно на равном расстоянии друг от друга), а третью – отступив от второй линии такое расстояние, которое равно ширине тома. Сил не жалеем, проводим линии глубоко.

    Вообще-то, обычно я пользуюсь для этого ручкой, в которой давно закончилась паста, тогда получается бесцветная линия сгиба.

    Но для МК лучше так, чтобы было виднее.

    Как правильно сшивать документы

    Начинают нумерацию с цифры 1.

    Опись не нумеруется. Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4. В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

    Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию.

    При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью. Как правильно заполнить рассказано здесь.

    Основные требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю, расписаны в предложенной . Последовательное и безошибочное заполнение журнала регистрации трудовых договоров приведено в данной .

    Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

    Как правильно прошить документ по ГОСТу

    Например, как правильно прошить документы для налоговой.

    Важно учитывать, что прошивать необходимо только определенные типы документов, содержание которых расположено более чем на одном листе, предназначенные для регистрационных, контролирующих органов, в том числе в налоговую.

    Прошивка также является обязательной при формировании тендерных материалов и папок, сдаваемых в архив.Перед разбором того, как правильно прошивать и скреплять документы, важно узнать виды бумаг, нуждающихся в проведении процедуры специальной подготовки перед передачей в государственные и иные органы: архивная документация (материалы, подготовленные для сдачи на хранение); входящие и исходящие бумаги; бухгалтерская отчетность (авансовые, оборотные ведомости, счет-фактуры, акты проведенных работ, книги кассового учета, путевые листы и др.); кадровые постановления (приказы, штатное расписание)

    Как прошивать документы

    Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам. Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. Некоторые общие требования можно найти в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело», но описания процедуры в стандарте не приведено.

    На законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации Росархива (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела. В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее.

    Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг.

    Среди них:

    • Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);
    • Типовая (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);
    • Инструкции по документированию Центробанка России;

    Совет 1: Как сшить документы для архива

    5 На бумаге, наклеенной на нити, ставится печать организации, а также расписываются должностные лица (директор, главный бухгалтер).

    На картонную обложку наклеивается опись документов, которые подшиты в пачке. В ней следует указать наименование организации и ее структурного подразделения, поставить дату, указать срок хранения документов и архивный шифр, если он принят в вашей организации. Обратите внимание Устройство для прошивки документов или архивный станок используется в делопроизводстве и предназначается для быстрого и удобного прошивания больших пачек бумаг.
    С таким устройством можно работать прямо за столом, оно очень простое и существенно упрощает процесс архивации.

    Источники:

      какие нужны документы для архива Совет 2 : Как распечатать с двух сторон Как правило, текстовые документы выводятся на принтере с одной стороны бумаги. Однако, иногда возникает необходимость напечатать текст на двух станицах листа.

    Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?


    Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами. Что действительно важно: Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.

    На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится. На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью».
    Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

    Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее.

    Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги. По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок.

    Как сшить документы для архива

    Для некоторых дорогих бумаг данный срок составляет пять либо даже десять лет.

    Дабы документы не помялись и не потерялись, их необходимо верно подшивать и архивировать.Вам понадобится

    1. – прозрачные файлы – кармашки.
    2. – папки – скоросшиватели;

    1. Дабы подшить договор, дождитесь, пока он будет завизирован у всех заинтересованных лиц. Получите подписи генеральных директоров обоих сторон и проставьте печати.

    Позже этого снимите копии документа и раздайте их каждому, кто имеет к нему отношение.2. Дайте договору номер. Он должен содержать цифры и буквы. Скажем, 123-АБ. Поставьте число подписания документа.3.

    Заведите журнал учета договоров. Вносите туда номер документа, дату подписания и юридическое лицо, к которому он относится. Номера обязаны идти по порядку, друг за ином, в зависимости от того, когда был подписан контракт.4.

    Если в компании существует несколько юридических лиц, журнал учета договоров у всякого должен быть свой.

    Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

    Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год.

    Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

    1. Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.
    2. Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.

    Какие документы прошиваются?

    1. Документация бухгалтерии
    2. Входящая и исходящая документация делопроизводителя
    3. документы на тендер
    4. Документы для налоговой
    5. документы для сдачи отчетности в ПФР
    6. документы в различные отделы банка
    7. Кадровая документация по итогам текущего года

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности. Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию.

    Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

    Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой. Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.

    Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа. Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы,

    Как сшить документы для архива

    С таким устройством можно работать прямо за столом, оно очень простое и существенно упрощает процесс архивации.

    Важная документация — договора, счета-фактуры, акты — должна храниться в компании долго.

    Для некоторых ценных бумаг этот срок составляет пять или даже десять лет. Чтобы документы не помялись и не потерялись, их нужно правильно подшивать и архивировать.

    1. — прозрачные файлы — кармашки.
    2. — папки — скоросшиватели;

    Чтобы подшить договор, дождитесь, пока он будет завизирован у всех заинтересованных лиц.

    Получите подписи генеральных директоров обоих сторон и проставьте печати. После этого снимите копии документа и раздайте их всем, кто имеет к нему отношение. Дайте договору номер. Он должен содержать цифры и буквы.

    Например, 123-АБ. Поставьте число подписания документа. Заведите журнал учета договоров.

    Вносите туда номер документа, дату подписания и юридическое лицо, к которому он относится.

    Инструкция по сшиванию документов в архив – как правильно сшивать ниткой, фото пошагово, как прошить в 2 и 3 дырки схема, как прошивать по госту и пронумеровать, образец, как пользоваться скоросшивателем в делопроизводстве

    Идеальный вариант — использование специального оборудования.

  • Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.

    Их не нужно дублировать на бумаге.

  • Комментарии 0