Какие системы документов должно включать кадровое делопроизводство

Какие системы документов должно включать кадровое делопроизводство

HR-tv.ru


№ 68; — Государственных стандартов ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Национальный стандарт РФ.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Смотрите видео: Важно, чтобы сотрудник, занимающийся кадровым делопроизводством, хорошо знал: — Порядок составления, утверждения, ведения и хранения документов, которыми оформляются кадровые процедуры; — Основные методики и технологии анализа и систематизации информации; — Порядок учета движения персонала и составления отчетности; — Нормативные акты РФ, устанавливающие права и обязанности профсоюзов, государственных органов, коммерческих организаций в сфере предоставления и оформления учетной документации; — Нормативные акты, содержащие нормы трудового права;

Какие системы документов должно включать кадровое делопроизводство

Чаще всего заключают договоры на ведение бухгалтерского и кадрового учета, юридическое сопровождение, IT-поддержку, транспортные и логистические услуги.

Важно В договоре прописываются меры ответственности исполнителя за допущенные ошибки, требования по защите персональных данных работников и другие условия сотрудничества.

Важно: планируя долгосрочное сотрудничество со внештатными специалистами, целесообразно заключить договор возмездного оказания услуг, в то время как разовое и кратковременное привлечение исполнителя проще оформить договором подряда. Кадровый учет на предприятии Кадровая деятельность подразумевает оформление: приема сотрудников; увольнения; горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений; командировок; больничных листов; табеля рабочего времени; отпусков (любого вида — ежегодного, без содержания, по беременности и др.); личных карточек на каждого сотрудника и т.

Ведение кадрового делопроизводства

Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников:

  1. рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
  2. оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.
  3. мониторинг рынка по заработной плате;
  4. работа со списком вакансий предприятия;

Учёт документов по аттестации и оценки персонала:

  1. составление аттестационной характеристики сотрудников.
  2. оформление оценочных бланков и положений;

Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

Вести кадровую деятельность можно несколькими способами:

  1. Второй, прибегнув к помощи организаций, специализирующихся,
  2. Первый, своими силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.

Кадровое делопроизводство – для чего это необходимо на предприятии?

Основными задачами работников отвечающих за делопроизводство в организации являются следующие функции:

  1. увольнение;
  2. предоставление отпуска;
  3. направление в командировку.
  4. заполнение трудовых книжек;
  5. прием новых сотрудников на работу;

Это лишь основные функции, но помимо этого персонал отдела кадров должен выполнять и другие функции возложенные на него руководством.

Для современной и стремительно развивающейся компании, необходимо иметь не только базовые знания в области заполнения документов, но и постоянное стремление в развитии и прохождении курсов повышения квалификации. Именно такой подход к работе способен обеспечить безошибочное выполнение возложенных задач.

Точного определения кадрового делопроизводства невозможно найти ни в одном Федеральном законе или подзаконном акте РФ, поэтому можно воспользоваться термином, представленным в ГОСТ 5114198.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2022

  1. Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  2. Какова текучесть кадров?
  3. Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Эта непростая работа осуществляется на основании , который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать

Кадровое делопроизводство в организации или на предприятии — ведение учета кадров и документооборот

Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

  1. график работы персонала (и документы по штатной численности).
  2. распорядок труда;
  3. охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
  4. нормы по защите личных данных;
  5. устав предприятия;

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда.

Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы.

Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики.

Положение об оплате труда регулирует все вопросы

Особенности кадрового делопроизводства

д. В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн.

Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  1. Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
  2. Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
  3. Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
  4. Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
  5. унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);

Перечень необходимых кадровых документов

103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.

п. К этому виду документации относятся: • распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника; • информационно — расчетные документы; • официальная внутренняя переписка; • журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

Распорядительные документы Документы подтверждающие трудовую деятельность Информационно-расчетные документы Внутренняя служебная переписка Журнал (книги) учета и регистрации

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме: основы кадрового учета

При ведении кадров разрешается применять и стандартные документы на типовых бланках, которые были утверждены Госкомстатом РФ. Документы для ведения кадрового учета Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов.

Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала. В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).
Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.

Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков: документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);

Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов

Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-менеджеру.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности ( ТК РФ).

Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).

Типичное заблуждение: должность, по которой оформляется совмещение, не включается в штатное расписание. Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство: Ваша должность входит в состав структурного подразделения,

Обязательная кадровая документация

Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;

  • распорядительные документы — документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
  • журналы контроля и учета — журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.
  • К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:

    1. трудовой договор (контракт);
    2. приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);
    3. личную карточку (форма N Т-2);
    4. штатное расписание;
    5. приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);
    6. приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);

    Кадровое делопроизводство

    Для должностей с вредными или опасными условиями труда пропишите все положенные по закону гарантии и компенсации.

    В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.
    Обязательные сведения трудового договора:

    1. место и дата составления документа.
    2. данные о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физлица;
    3. сведения о лице, подписывающем договор от имени работодателя;
    4. ФИО работника и наименование работодателя (для физлица — ФИО);
    5. ИНН работодателя (кроме физлиц, не имеющих статуса предпринимателя);

    Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ упоминаний о данном документе, государственные органы разрабатывают пакет должностных инструкций в обязательном порядке (закон №79-ФЗ от 27.07.2004), а коммерческим организациям очень желательно это сделать.

    Комментарии 0