Можно ли регистрировать письма через дробь
Оглавление:
- Можно ли регистрационный номер приказа обозначать через дробь?
- Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать
- Регистрация документов в вопросах и ответах
- Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения
- Некоторые секреты входящих документов
- Можно ли регистрировать письма через дробь
- 4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов
- Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
- Можно ли регистрировать письма через дробь
- Отличный секретарь
- Можно ли в нумерации приказом использовать дробь?
Можно ли регистрационный номер приказа обозначать через дробь?
Думаю, что если возникнет какой-либо судебный процесс, в ходе которого будет фигурировать такой приказ, любой суд обратит на это внимание. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования» устанавливает требования к документам.
В соответствии с данным стандартом документ должен быть аутентичным, достоверным, целостным, пригодным для использования.
По стандарту: «документ является аутентичным, если он: a) соответствует установленным правилам; b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе (выделено мной – В.Я.).
Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием (выделено мной – В.Я.), получением, передачей, хранением и
Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать
Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом.
На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота. «Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил».
Мы поможем вам разобраться с регистрацией: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.
Регистрация документов в вопросах и ответах
Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.
При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например: № 26-р – в распоряжениях; № 26-лс – в приказах по личному составу; № 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении).
Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения
Или приходит письмо-ответ, а никто уже не помнит, о чем вообще шла речь в запросе.Чтобы исключить подобные казусы, необходимо сразу начать правильно вести учет всех документов, как поступающих в организацию (или предпринимателю), так и отправляемых ими. Такой учет можно вести с помощью специализированных программ, электронных таблиц, но для малого бизнеса с небольшим количеством документов, вполне подойдет традиционный бумажный журнал регистрации исходящих документов.Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов, можно купить в канцелярском магазине.
Они выпускаются разного формата и толщины, имеют разные названия граф. Можно в качестве такого журнала использовать обычную тетрадь или большой блокнот, разлиновав его соответствующим образом.
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
Некоторые секреты входящих документов
Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е.
из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании.
Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Сортировка Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент.
Не менее популярны для передачи документов факс и электронная почта. Кроме того, в последнее время появился новый способ обращения к руководству и специалистам компании – через форму обратной связи, предлагаемую на официальных сайтах.
Можно ли оформить номер приказа с дробью, например 84/1, если его забыли зарегистрировать?
В связи с этим при организации работы по регистрации документов важно соблюдать установленные ключевые правила — регистрировать документы в пределах документальных массивов и установленных календарных периодов, регистрировать документы планомерно, не допуская разрывов в порядковой нумерации. Регистрация распорядительных документов, как правило, ведется в пределах установленных групп документов (отдельно приказы и распоряжения, отдельно приказы по личному составу и т.д.) валовой нумерацией в пределах календарного года. К присвоенным регистрационным номерам могут добавляться цифровые или буквенные индексы, например – ОД (приказы по основной деятельности), Р (распоряжения) и др.
Регистрация распорядительных документов должна осуществляться в день их подписания, и при правильной организации работы с документами, соблюдении правил подготовки и регистрации документов разрывов в регистрационных номерах быть не должно.
Можно ли регистрировать письма через дробь
а при получении оригинала в графе «примечание» отметить, что оригинал поступил 00.00.0000, чтобы соблюсти сроки ответа.
или же надо наложить запрет на ответы на факсы и с легким сердцем отказаться от их регистрации. но следует помнить, что в таком случае вам придется столкнуться с агрессивным поведением со стороны всяких там контролирующих организаций (особенно в погонах). не любят они подобных фортелей.
4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов
Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя.
Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса.
Это делается только вручную.
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.
На практике в него включают: — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; — пригласительные билеты.
Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания)
Можно ли регистрировать письма через дробь
Срок хранения?
Типовой срок хранения журнала регистрации исходящих документов составляет 3 года, после чего назначенная приказом руководителя экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проводит экспертизу ценности документов.
По решению данной комиссии документы, не представляющие ценности, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Приведем примерную форму такого журнала.
Отличный секретарь
В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение. Поступившие по почте письма вскрываются секретарем.
Впрочем, регистрации подлежат не все документы.
Можно ли в нумерации приказом использовать дробь?
Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.
№ 33. При этом система регистрации документов, в том числе и приказов, разрабатывается самой организацией и закрепляется в локальном нормативном акте, например, Инструкции по ведению делопроизводства.
Таким образом, действующее законодательство не запрещает нумеровать кадровые приказы через дробь. Однако при проведении проверки соблюдения трудового законодательства или в случае конфликта с работником и судебных разбирательств нумерация приказов через дробь может стать доказательством издания приказа задним числом. А, следовательно, такой приказ мог быть сфальсифицирован работодателем с целью сокрытия нарушения трудового законодательства.